Värdeskapande mix av fysiska, digitala och hybrida möten

Att hålla effektiva och värdeskapande möten är en konstform. Med dagens mångfacetterade arbetsmiljö, där mixen av fysiska, digitala och hybrida möten blir allt vanligare, står vi inför nya utmaningar, främst kopplat till vår interna kommunikation. Att navigera genom dessa olika mötesformer kräver inte bara tekniska färdigheter utan också en förståelse för vad som behövs för att använda de olika formerna på bästa möjliga sätt.

Fysiska möten 

Fysiska möten har länge varit hörnstenen i affärsinteraktioner. Att samlas runt ett bord skapar en känsla av närhet och samhörighet som trots bra teknik är svår att efterlikna i digitala sammanhang.

Att tänka på

Välj primärt det fysiska mötet då ni har behov av dialog kring exempelvis:

• Kreativitet, idéutveckling och för att utforska nya perspektiv
• Klargöra värderingar och spelregler
• Formulera och göra mål och strategier begripliga
• Utforska hur:et
• Skapa mening i ett förändringsarbete
• Stärka teamkänslan och lära känna varandra
  
  

1. Tydlig agenda: Skicka ut en tydlig agenda i förväg för att maximera tiden och hålla mötet fokuserat.
2. Välj mötesplats noga: Välj en plats som är lättillgänglig för alla och bekväm för långa diskussioner. Arrangera gärna deltagarna i så kallad ö-sittning med max sju deltagare runt varje bord.

Den kraftfulla dialogen

Oavsett mötesform är dialogen kärnan i en framgångsrik interaktion. Att använda effektiva dialogmetoder kan göra skillnaden mellan ett produktivt möte och en tidsödande träff. Dialog möjliggör engagemang, ägarskap och handling.

När ni behöver ha dialog kring hur något kan lösas, hanteras, påverkar er och så vidare, är det viktigt att mötesledaren tar ansvar för att förklara vad och varför. Fysisk form för dialogmötet är att föredra, till exempel under en arbetsplatsträff, APT. Med rätt förutsättningar, och bra modererat, kan dock ett digitalt forum, som till exempel Teams, också fungera.

Att tänka på

• Öppna frågor: Använd öppna frågor för att stimulera diskussion och uppmuntra deltagarna att dela sina åsikter och idéer.

• Uppmuntra deltagarna att ställa klargörande frågor.
• Aktiv lyssnande: Skapa en kultur av aktivt lyssnande där varje deltagare känner sig hörd och respekterad.
• Följ upp och sammanfatta: Avsätt tid för att sammanfatta diskussionen och klargöra nästa steg för att undvika missförstånd.

Använd dialogövningar

Som nämnt ovan är det kraftfullt och lämpligt att använda dialogformen när man till exempel har behov att skapa mening i ett förändringsarbete. Här är två enkla dialogövningar som kan användas för att underlätta diskussion och förtydliga tankar och känslor:

1. "Tre positiva och tre utmanande aspekter"

Syfte: Att utforska deltagarnas perspektiv på förändring genom att identifiera både positiva och utmanande aspekter.

Genomförande:

• Dela ut papper och pennor till varje deltagare.
• Be varje deltagare att lista tre positiva aspekter av den aktuella förändringen och tre utmanande aspekter.
• När detta är gjort uppmanar du deltagarna att dela med sig av minst en punkt från varje lista till övriga deltagare runt sitt bord (om du har haft möjlighet att möblera i ö-sittning, annars i storgruppen).
• Skapa en öppen diskussion där deltagarna kan utveckla och förklara sina synpunkter.

Reflektion:

Denna övning främjar öppenhet och ger utrymme för att identifiera både möjligheter och utmaningar i samband med förändring. Genom att lyssna på olika perspektiv kan deltagarna få en mer nyanserad förståelse för förändringens påverkan.

2. "Förändringsväskan"

Syfte: Att låta deltagarna utforska och dela sina tankar, känslor och förväntningar i samband med förändring på ett mer metaforiskt sätt.

Genomförande:

• Förbered en lista med olika föremål som symboliserar olika aspekter av förändring (till exempel, en nyckel för möjligheter, en labyrint för komplexitet, en klocka för tidspress).
• Låt varje deltagare välja något som representerar hur de känner i samband med förändringen.
• Ge varje deltagare några minuter att reflektera över hur deras valda föremål representerar deras syn på förändring.
• Uppmuntra deltagarna att dela med sig av sina tankar och reflektioner med gruppen.

Reflektion:

• Genom att använda metaforer kan deltagarna uttrycka komplexa känslor och tankar på ett kreativt sätt. Detta kan bidra till en djupare förståelse för individuella perspektiv och skapa en öppen dialog om förändringens olika dimensioner.

Båda dessa dialogövningar ger deltagarna möjlighet att reflektera över förändring på ett personligt plan samtidigt som de öppnar upp för gemensamma diskussioner och ökad klarhet i gruppen.

Digitala möten - ansluten men distanserad

I takt med teknologins framsteg har digitala möten blivit en vanlig mötesform. Att hålla möten via digitala plattformar kan spara tid och resurser, men det kommer även med en del utmaningar. Är det informationsmöte, avstämningsmöte eller uppdateringsmöte ni ska hålla är ett digitalt möte dock något som lämpar sig väl.

Att tänka på

1. Testa tekniken i förväg: Se till att alla deltagare är bekanta med mötesplattformen och har testat sina enheter i förväg.
2. Interaktivitet: Använd eventuellt interaktiva verktyg och funktioner för att hålla deltagarna engagerade (exempelvis breakout rooms och whiteboard). Utse gärna någon (kanske en deltagare) att stötta dig genom att fånga upp eventuella handuppräckningar, frågor, och inlägg i chatten.

Hybrida möten - balansera mellan två världar

Hybrida möten är en kombination av fysiska och digitala interaktioner och blir allt vanligare i en värld där flexibilitet är nyckeln. Att hantera deltagare både på plats och virtuellt kan vara utmanande men ger samtidigt möjlighet till ökad flexibilitet.

Att tänka på

1. Aktiv interaktion: Se till att alla deltagare, oavsett plats, har möjlighet att delta och bidra aktivt. Utse någon (kanske en deltagare) att stötta dig genom att hålla koll på alla dem som är med digitalt genom att fånga upp eventuella handuppräckningar, frågor och inlägg i chatten.
2. Teknisk support: Om möjligt, ha en teknisk supportperson tillgänglig för att snabbt hantera eventuella problem och säkerställa en smidig mötesupplevelse för alla.

Att hålla fysiska, digitala och hybrida möten kräver en balanserad och flexibel strategi. Vi behöver reflektera kring vilka ämnen som lämpar sig mest för fysiska möten och vilka som faktiskt passar utmärkt för det digitala.

Se alla blogginlägg

Willstrand Kommunikation & Ledarskap AB